Про затвердження положення про архівний відділ виконавчого комітету Белзької міської ради Львівської області

УКРАЇНА БЕЛЗЬКА МІСЬКА  РАДА Львівської області ХХІІІ чергова  сесія   VІII  скликання РІШЕННЯ      Від 10 листопада 2022року                    м.Белз                                  № 697
Про затвердження положення про архівний відділ виконавчого комітету Белзької міської ради Львівської області

    Заслухавши начальника архівного відділу виконавчого комітету Белзької міської ради Львівської області Т.Долганчук, враховуючи висновки комісії з питань регламенту, законності, соціального захисту та медицини, керуючись ЗУ «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Типовим положенням про архівний відділ міської ради затвердженого наказом Міністерства юстиції України 16 червня 2016 року N 1693/5 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 23 червня 2016 р. за N 885/29015, статтями 26, 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», враховуючи рекомендації постійної комісії з питань регламенту, депутатської діяльності, етики, законності та правопорядку, Белзька міська рада Львівської області,-

ВИРІШИЛА:

1. Затвердити Положення про архівний відділ виконавчого комітету Белзької міської ради Львівської області,  що додається.
2. Контроль за виконанням даного рішення покласти на постійну депутатську комісію з питань регламенту, законності, соціального захисту та медицини.

 

 

 

                  Міський голова                                                         Оксана БЕРЕЗА

 

 

 

Затверджено рішенням

Белзької міської ради

Львівської області

№ 697 від 10 листопада 2022 року

 

Міський голова

_________________

                                Оксана БЕРЕЗА

 

 

 

 

ПОЛОЖЕННЯ

про архівний відділ  виконавчого комітету

Белзької міської ради Львівської області 

 

 

1. Загальні положення
   • Архівний відділ виконавчого комітету Белзької міської ради Львівської області (надалі – відділ) є виконавчим органом Белзької міської ради відповідно до рішення сесії від 24.12.2021 №493 «Про внесення змін до структури та загальної чисельності апарату Белзької міської ради Львівської області», утвореним відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні». Створений для тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, для централізованого тимчасового зберігання документів, які не належать до Національного архівного фонду, використання відомостей, що містяться в цих документах, і управління архівною справою та діловодством у Белзькій міській територіальній громаді.
   • Відділ є підзвітним і підконтрольним міській раді, виконавчому комітету міської ради, Белзькому міському голові і підпорядкований керуючому справами виконкому.
   • Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», іншими законами України, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, актами Кабінету Міністрів України, ухвалами міської ради, рішеннями виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, цим Положенням, іншими нормами законодавства України.

      З питань організації та методики ведення архівної справи архівний відділ керується правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби України, Державного архіву Львівської області, архівного відділу Червоноградської райдержадміністрації.

• Відділ є структурним підрозділом виконавчого комітету Белзької міської ради Львівської області, відділ не є юридичною особою.
• Повне найменування відділу: архівний відділ виконавчого комітету Белзької міської ради Львівської області, пл.України, 2, поштова адреса: 80062, м. Белз, пл..України, 2.
• Положення про відділ погоджується з архівним відділом райдержадміністрації, після чого затверджується рішенням сесії Белзької міської ради Львівської області.

2. Основні завдання
   • Основними завданнями відділу є:
     • Приймання та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації, документів НАФ, які мають місцеве значення, та документів, які не належать до НАФ і утворились у межах територіальної громади, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, які в них містяться.
     • Здійснення управління архівною справою і діловодством, контроль разом зі службою діловодства за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах Белзької міської територіальної громади.
     • Створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів.

3. Структура та організація роботи
   • Відділ очолює начальник, якого призначає на посаду та звільняє з посади Белзький міський голова за поданням керуючого справами виконкому у порядку, визначеному законодавством.

      Начальник відділу безпосередньо підпорядкований, підконтрольний та підзвітний керуючому справами виконкому.

• Відділ працює відповідно до річного плану, який затверджує Белзький міський голова.
• Начальник відділу:
  • Здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність перед міською радою, Белзьким міським головою, виконавчим комітетом, першим заступником міського голови, керуючим справами виконкому за виконання покладених на відділ завдань.
  • У процесі реалізації завдань та функцій відділу забезпечує взаємодію відділу з іншими виконавчими органами міської ради.
  • Організовує виконання рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень Белзького міського голови.
  • Вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, які знаходяться на зберіганні.
  • Проводить прийом громадян, розглядає звернення, що належать до компетенції архівного відділу.
  • Для розгляду питань, пов’язаних з проведенням попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії до Державного архіву Львівської області, начальник відділу входить до складу постійно діючої експертної комісії.
  • Бере участь у заходах з підвищення кваліфікації, організованих архівним відділом районної державної адміністрації, Державним архівом Львівської області.

4. Компетенція відділу
   • До компетенції відділу належать такі повноваження:
     • Реалізація політики, визначеної Белзьким міським головою, міською радою та її виконавчим комітетом щодо архівної справи і діловодства, та реалізація прийнятих ними рішень.
     • Підготовка і подання на розгляд міської ради, виконавчого комітету пропозицій для складання та реалізації місцевих програм.
     • Підготовка проектів рішень міської ради, візування проектів актів відповідно до компетенції.
     • Приймання від структурних підрозділів міської ради та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані через два роки після завершення їх ведення у діловодстві.
     • Контроль разом зі службою діловодства за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах міської ради, участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно з затвердженою номенклатурою.
     • Проведення попередньої експертизи цінності документів структурних підрозділів міської ради, що передаються на зберігання, складання та подання на розгляд експертної комісії міської ради проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення до знищення документів.
     • Представництво інтересів відділу в органах державної влади, підприємствах, установах, організаціях незалежно від форм власності.
     • Складання і за погодженням з архівним відділом районної державної адміністрації подання на затвердження Белзькому міському голові планів розвитку архівної справи на території Белзької міської територіальної громади та забезпечення їх виконання.
     • Тимчасове зберігання документів Національного архівного фонду, які мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством у Белзькій міській територіальній громаді.
     • Забезпечення зберігання, обліку і охорони:

4.1.10.1. Документів Національного архівного фонду, які утворилися у процесі існуючих і тих, які діяли раніше на сучасній території Белзької міської територіальної громади, державних підприємств, установ та організацій, профспілкових, кооперативних, творчих та інших об’єднань громадян, переданих за їхньою згодою до архіву.

4.1.10.2. Документів особового походження, які надійшли до архіву у встановленому порядку.

4.1.10.3. Фотодокументів (негативів і позитивів) та відео-, фотодокументів, що мають значення для вивчення історії Белзької міської територіальної громади.

4.1.10.4. Облікових документів і довідкового апарату до документів.

4.1.10.5. Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації зберігати окремо.

• Контроль за збиранням на території Белзької міської територіальної громади документальних пам’яток.
• Інформування архівного відділу райдержадміністрації, Державного архіву Львівської області про виявлення архівних документів, які не мають власника або власник яких невідомий, а також про продаж документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.
• Складання і за погодженням з архівним відділом райдержадміністрації подання на затвердження Белзькому міському голові переліку підприємств, установ та організацій, документи яких підлягають зберіганню в архіві.
• Контроль та перевірка ведення діловодства на підприємствах, в установах та організаціях на території Белзької міської територіальної громади незалежно від форм власності, роботу їх архівних підрозділів, умови зберігання документів у них, надання їм методичної допомоги у впровадженні прогресивних систем діловодства та зберігання документів.
• Вивчення, узагальнення та поширення досвіду роботи архівних установ.
• Ведення зведеного обліку архівних документів, які зберігаються на підприємствах, в установах та організаціях на території Белзької міської територіальної громади, подання належних відомостей про них архівному відділу райдержадміністрації.
• Передача архівному відділу районної державної адміністрації у визначені ним терміни документів та довідкового апарату до них для постійного зберігання.
• Створення і вдосконалення довідкового апарату до документів Національного архівного фонду, які зберігаються в архіві.
• Інформування про склад і зміст документів, які зберігаються в архіві, надання можливості ознайомлюватися з ними користувачам, організація використання інформації архівних документів на виставках, у радіо- і телепередачах, пресі тощо.
• Забезпечення доступу до публічної інформації, розпорядником якої є відділ.
• Розгляд звернень громадян, підприємств, установ та організацій, видача у встановленому порядку архівних довідок, копій та витягів з документів, які перебувають на зберіганні в архіві.
• Розгляд депутатських запитів та звернень народних депутатів України, запитань та звернень депутатів місцевих рад.

5. Права відділу
   • Відділ має право:
     • Вимагати від структурних підрозділів міської ради передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством.
     • Повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог.
     • Давати структурним підрозділам міської ради рекомендації з питань, що належать до компетенції архіву.
     • Запитувати від структурних підрозділів міської ради відомості, необхідні для роботи.
     • Залучати фахівців міської ради, підприємств, установа та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, які належать до компетенції відділу.
     • Інформувати керівництво міської ради про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення.
     • Брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в міській раді, в разі розгляду на них питань роботи з документами.
     • Здійснювати аналітичну роботу з питань, які належать до компетенції відділу.
     • Отримувати у встановленому порядку від посадових осіб міської ради, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій інформацію, необхідну для виконання покладених на нього завдань.
     • Залучати працівників структурних підрозділів міської ради для підготовки документів та для здійснення заходів, які проводить відділ, відповідно до покладених на нього обов’язків.
     • Брати участь у конференціях, семінарах, круглих столах тощо.

6. Фінансування та матеріально-технічне забезпечення діяльності відділу
   • Відділ утримується за рахунок коштів бюджету Белзької міської територіальної громади у межах видатків, затверджених у кошторисі виконавчого комітету Белзької міської ради.
   • Граничну чисельність працівників відділу встановлює Белзький міський голова у межах загальної чисельності працівників виконавчих органів, затвердженої міською радою.
   • Працівники відділу є посадовими особами місцевого самоврядування, їх основні права, обов’язки, відповідальність, умови оплати праці і соціально-побутового забезпечення визначаються Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування» та іншими законодавчими актами.
7. Відповідальність посадових осіб відділу
   • Посадові особи відділу повинні сумлінно виконувати свої службові обов’язки, шанобливо ставитися до громадян, керівників і співробітників, дотримуватися високої культури спілкування, не допускати дій і вчинків, які можуть зашкодити інтересам служби чи негативно вплинути на репутацію міської ради, її виконавчих органів та посадових осіб.
   • Посадові особи відділу несуть відповідальність згідно з законодавством України.
8. Заключні положення
   • Ліквідацію та реорганізацію відділу проводить міська рада за поданням Белзького міського голови у порядку, встановленому законодавством України.
   • Зміни та доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.

 

 

СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК Белзької міської ради від 24.08.2022р. № 1

СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК архівного відділу Червоноградської райдержадміністрації від 02.11.2022р. № 5

 

Номер рішення	697
Дата прийняття рішення	2022-11-10
Чинність
Галузь
Скликання
Номер сесії

Приєднані файли: